Kontakty z mediami w sytuacji kryzysowej. Efektywna komunikacja kryzysowa

Kontakty z mediami w sytuacji kryzysowej

Istota kryzysu
Kryzysem jest każda sytuacja, która zagraża stabilności funkcjonowania instytucji. Jest on również postrzegany
jako proces, złożony z szeregu niekorzystnych zjawisk, przełom pomiędzy fazami rozwoju lub problem natury
decyzyjnej.
Kryzys jest naturalnym elementem funkcjonowania organizacji. Skuteczne zarządzanie kryzysowe pozwala
zmniejszyć ryzyko zaistnienia kryzysu oraz zniwelować jego negatywne skutki
W praktyce public relations kryzys zagraża przede wszystkim wizerunkowi organizacji – jej postrzeganiu w
otoczeniu wewnętrznym i zewnętrznym. Kryzys może doprowadzić do:
– utraty zaufania i wiarygodności,
– wycofania się partnerów,
– zmian w kierownictwie instytucji.
W przypadku firm komercyjnych także utratą klientów, a nawet zagrozić fizycznemu istnieniu firmy poprzez
zaprzestanie realizacji jej podstawowych funkcji.
Do pozytywnych skutków kryzysu zaliczane jest wzmocnienie organizacji, dzięki wyciągnięciu wniosków z danej
sytuacji.
Nieumiejętne zarządzanie kryzysem, próby tuszowania kłopotów, ukrycia ich przed mediami i pracownikami
(którzy dowiadują się o kłopotach z przecieków i plotek) zwykle prowadzą do pogłębienia się trudności i
powstania kryzysu wtórnego.
Sposobem na niedopuszczenie do kryzysu jest Issue Management – zarządzanie problemami. Działania mające
na celu rozwiązanie problematycznej kwestii, bądź uchronienie przed rozwinięciem się jej w kryzys.

na podstawie szkolenia KONTAKTY Z MEDIAMI -Komunikacja w sytuacji kryzysowej Urszula Podraza

Prawo prasowe

Kontakty z mediami wyciąg z aktów normatywnych
Prawo Prasowe

USTAWA z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe.
(Dziennik Ustaw z 7 lutego 1984 r. i Dz. U. z 2012 r., poz. 1136)
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Art. 1. Prasa, zgodnie z Konstytucją Rzeczypospolitej Polskiej, korzysta z wolności
wypowiedzi i urzeczywistnia prawo obywateli do ich rzetelnego informowania,
jawności życia publicznego oraz kontroli i krytyki społecznej.
Art. 2. Organy państwowe zgodnie z Konstytucją Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej
stwarzają prasie warunki niezbędne do wykonywania jej funkcji i zadań, w tym
również umożliwiające działalność redakcjom dzienników i czasopism
zróżnicowanych pod względem programu, zakresu tematycznego i prezentowanych
postaw.
Art. 4. 1. Organy państwowe, przedsiębiorstwa państwowe i inne państwowe
jednostki organizacyjne, a w zakresie działalności społeczno-gospodarczej również
organizacje spółdzielcze i osoby prowadzące działalność gospodarczą na własny
rachunek są obowiązane do udzielania prasie informacji o swojej działalności.
2. Odmowa udzielenia informacji może nastąpić jedynie ze względu na ochronę
tajemnicy państwowej i służbowej oraz innej tajemnicy chronionej ustawą.
3. Na żądanie redaktora naczelnego odmowę doręcza się zainteresowanej redakcji
w formie pisemnej, w terminie trzech dni; odmowa powinna zawierać oznaczenie
organu, jednostki organizacyjnej lub osoby, od której pochodzi, datę jej udzielenia,
redakcję, której dotyczy, oznaczenie informacji będącej jej przedmiotem oraz
powody odmowy.
4. Odmowę, o której mowa w ust. 3, bądź niezachowanie wymogów określonych
w tym przepisie można zaskarżyć do Naczelnego Sądu Administracyjnego
w terminie miesiąca; w postępowaniu przed Sądem stosuje się odpowiednio
przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego o zaskarżaniu do sądu decyzji
administracyjnych.
5. Przepisy ust. 1-4 stosuje się odpowiednio do związków zawodowych, organizacji
samorządowych i innych organizacji społecznych w zakresie zleconych im zadań
w sferze administracji państwowej oraz innej podobnej działalności publicznej.
6. Przepisy ust. 3 i 4 nie dotyczą organów władzy państwowej i wymiaru
sprawiedliwości.
Art. 5. 1. Każdy obywatel, zgodnie z zasadą wolności słowa i prawem do krytyki,
może udzielać informacji prasie.
2. Nikt nie może być narażony na uszczerbek lub zarzut z powodu udzielenia
informacji prasie, jeżeli działał w granicach prawem dozwolonych.
Art. 6. 1. Prasa jest zobowiązana do prawdziwego przedstawiania omawianych
zjawisk.
2. Organy państwowe, przedsiębiorstwa państwowe i inne państwowe jednostki
organizacyjne oraz organizacje spółdzielcze są obowiązane do udzielenia
odpowiedzi na przekazaną im krytykę prasową bez zbędnej zwłoki, nie później
jednak niż w ciągu miesiąca.
3. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio do związków zawodowych, organizacji
samorządowych i innych organizacji społecznych w zakresie prowadzonej przez nie
działalności publicznej.
4. Nie wolno utrudniać prasie zbierania materiałów krytycznych ani w inny sposób
tłumić krytyki.

 Kontakty z mediami

Rozdział 2
Prawa i obowiązki dziennikarzy
Art. 12. 1. Dziennikarz jest obowiązany;
1. zachować szczególną staranność i rzetelność przy zbieraniu i wykorzystaniu
materiałów prasowych, zwłaszcza sprawdzić zgodność z prawdą uzyskanych
wiadomości lub podać ich źródło,
2. chronić dobra osobiste, a ponadto interesy działających w dobrej wierze
informatorów i innych osób, które okazują mu zaufanie.
Art. 13. Nie wolno wypowiadać w prasie opinii co do rozstrzygnięcia
w postępowaniu sądowym przed wydaniem orzeczenia w I instancji.
1. Nie wolno publikować w prasie danych osobowych i wizerunku osób, przeciwko
którym toczy się postępowanie przygotowawcze lub sądowe, jak również danych
osobowych i wizerunku świadków, pokrzywdzonych i poszkodowanych, chyba że
osoby te wyrażą na to zgodę.
2. Ograniczenie, o którym mowa w ust. 2, nie narusza przepisów innych ustaw.
Właściwy prokurator lub sąd może zezwolić, ze względu na ważny interes
społeczny, na ujawnienie danych osobowych i wizerunku osób, przeciwko
którym toczy się postępowanie przygotowawcze lub sądowe.
Art. 14. Publikowanie lub rozpowszechnianie w inny sposób informacji utrwalonych
za pomocą zapisów fonicznych i wizualnych wymaga zgody osób udzielających
informacji.
1. Dziennikarz nie może odmówić osobie udzielającej informacji autoryzacji
dosłownie cytowanej wypowiedzi, o ile nie była ona uprzednio publikowana.
2. Osoba udzielająca informacji może z ważnych powodów społecznych lub
osobistych zastrzec termin i zakres jej opublikowania.
3. Udzielenia informacji nie można uzależniać, z zastrzeżeniem wynikającym
z ust. 2, od sposobu jej skomentowania lub uzgodnienia tekstu wypowiedzi
dziennikarskiej.
4. Dziennikarz nie może opublikować informacji, jeżeli osoba udzielająca jej
zastrzegła to ze względu na tajemnicę służbową lub zawodową.
5. Nie wolno bez zgody osoby zainteresowanej publikować informacji oraz danych
dotyczących prywatnej sfery życia, chyba że wiąże się to bezpośrednio
z działalnością publiczną danej osoby.
Art. 15. Autorowi materiału prasowego przysługuje prawo zachowania w tajemnicy
swego nazwiska.
1. Dziennikarz ma obowiązek zachowania w tajemnicy:
1. danych umożliwiających identyfikację autora materiału prasowego, listu do
redakcji lub innego materiału o tym charakterze, jak również innych osób
udzielających informacji opublikowanych albo przekazanych do
opublikowania, jeżeli osoby te zastrzegły nieujawnianie powyższych danych,
2. wszelkich informacji, których ujawnienie mogłoby naruszać chronione
prawem interesy osób trzecich.
3. Obowiązek, o których mowa w ust. 2, dotyczy również innych osób
zatrudnionych w redakcjach, wydawnictwach prasowych i prasowych jednostkach
organizacyjnych.
Art. 16. 1. Dziennikarz jest zwolniony od zachowania tajemnicy zawodowej, o której
mowa w art. 15 ust. 2, w razie gdy informacja, materiał prasowy, list do redakcji lub
inny materiał o tym charakterze dotyczy przestępstwa określonego w art. 254
Kodeksu karnego albo autor lub osoba przekazująca taki materiał wyłącznie do
wiadomości dziennikarza wyrazi zgodę na ujawnienie jej nazwiska lub tego
materiału.
2. Zwolnienie, o którym mowa w ust. 1, dotyczy również innych osób zatrudnionych
w redakcjach, wydawnictwach prasowych i innych prasowych jednostkach
organizacyjnych.
3. Redaktor naczelny powinien być w niezbędnych granicach poinformowany
o sprawach związanych z tajemnicą zawodową dziennikarza; powierzoną mu
informację albo inny materiał może ujawnić jedynie w wypadkach określonych
w ust. 1.
Rozdział 5
Sprostowanie
Art. 31. Na wniosek zainteresowanej osoby fizycznej, prawnej lub innej jednostki
organizacyjnej redaktor naczelny redakcji właściwego dziennika lub czasopisma jest
obowiązany opublikować bezpłatnie:
1. rzeczowe i odnoszące się do faktów sprostowanie wiadomości nieprawdziwej lub
nieścisłej,
2. rzeczową odpowiedź na stwierdzenie zagrażające dobrom osobistym.
Art. 31a. 1. Na wniosek zainteresowanej osoby fizycznej, osoby prawnej lub
jednostki organizacyjnej niebędącej osobą prawną, redaktor naczelny właściwego
dziennika lub czasopisma jest obowiązany opublikować bezpłatnie rzeczowe i
odnoszące się do faktów sprostowanie nieścisłej lub nieprawdziwej wiadomości
zawartej w materiale prasowym.
2. Uprawnienie do wystąpienia z wnioskiem, o którym mowa w ust. 1, przysługuje
także osobie najbliższej zmarłego, w rozumieniu art. 115 § 11 Kodeksu karnego,
oraz następcy prawnemu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o której mowa
w ust. 1.
3. Sprostowanie powinno zostać nadane w placówce pocztowej operatora
pocztowego lub złożone w siedzibie odpowiedniej redakcji, na piśmie w terminie nie
dłuższym niż 21 dni od dnia opublikowania materiału prasowego.
4. Sprostowanie powinno zawierać podpis wnioskodawcy, jego imię i nazwisko lub
nazwę oraz adres korespondencyjny.
5. Adres korespondencyjny wnioskodawcy może zostać zastrzeżony tylko do
wiadomości redakcji, a w przypadku gdy materiał prasowy będący przedmiotem
sprostowania dotyczy działalności związanej z używanym przez osobę fizyczną
pseudonimem, może ona zastrzec także imię i nazwisko tylko do wiadomości
redakcji.
6. Tekst sprostowania nie może przekraczać dwukrotnej objętości fragmentu
materiału prasowego, którego dotyczy, ani zajmować więcej niż dwukrotność czasu
antenowego, jaki zajmował dany fragment przekazu.
7. Sprostowanie powinno być sporządzone w języku polskim lub w języku, w którym
opublikowany został materiał prasowy będący przedmiotem sprostowania.”;
Art. 32. 1. Redaktor naczelny ma obowiązek opublikować sprostowanie:
1) w elektronicznej formie dziennika lub czasopisma, w której zamieszczono
materiał prasowy będący przedmiotem sprostowania – w terminie 3 dni roboczych
od dnia otrzymania sprostowania,
2) w dzienniku – w najbliższym przygotowywanym do druku numerze, a w
przypadku braku możliwości technicznych w numerze następnym, nie później
jednak niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania sprostowania
3) w czasopiśmie – w najbliższym od dnia otrzymania sprostowania lub następnym
po nim przygotowywanym do opublikowania numerze,
4) w innym niż dziennik przekazie za pomocą dźwięku lub obrazu i dźwięku – w
najbliższym analogicznym przekazie.
2. Gdy możliwy termin opublikowania sprostowania przekracza 6 miesięcy, na
żądanie wnioskodawcy sprostowanie należy dodatkowo opublikować w ciągu
miesiąca od dnia otrzymania sprostowania w odpowiednim ze względu na krąg
odbiorców dzienniku. Koszty publikacji pokrywa wydawca prasy, w której ukazał się
materiał prasowy będący przedmiotem sprostowania.
3. Terminy określone w ust. 1 i 2 nie mają zastosowania, jeżeli strony na piśmie
umówiły się inaczej.
4. Sprostowanie w drukach periodycznych powinno być opublikowane w tym samym
dziale i taką samą czcionką, co materiał prasowy, którego dotyczy, pod widocznym
tytułem ,,Sprostowanie”. W przypadku przekazu za pomocą dźwięku lub obrazu i
dźwięku sprostowanie powinno być wyraźnie zapowiedziane oraz nastąpić w
przekazie tego samego rodzaju i o tej samej porze.
5. W tekście nadesłanego sprostowania nie wolno bez zgody wnioskodawcy
dokonywać skrótów ani innych zmian.
6. Tekst sprostowania nie może być komentowany w tym samym numerze,
przekazie lub w elektronicznej formie dziennika lub czasopisma, tego samego dnia.
Nie wyklucza to jednak prostej zapowiedzi polemiki lub wyjaśnień.
Art. 33. 1. Redaktor naczelny odmawia opublikowania sprostowania, jeżeli
sprostowanie:
1) jest nierzeczowe lub nie odnosi się do faktów,
2) zostało nadane lub złożone po upływie terminu, o którym mowa w art. 31a
ust. 3, lub nie zostało podpisane,
3) nie odpowiada wymaganiom określonym w art. 31a ust. 4–7,
4) zawiera treść karalną,
5) podważa fakty stwierdzone prawomocnym orzeczeniem dotyczącym osoby
dochodzącej publikacji sprostowania.
2. Redaktor naczelny może odmówić opublikowania sprostowania, jeżeli
sprostowanie:
1) odnosi się do wiadomości poprzednio sprostowanej,
2) jest wystosowane przez osobę, której nie dotyczą fakty przytoczone w
prostowanym materiale, za wyjątkiem sytuacji określonych w art. 31a ust. 2,
3) zawiera sformułowania powszechnie uznawane za wulgarne lub obelżywe.
3. Odmawiając opublikowania sprostowania, redaktor naczelny jest obowiązany
niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania
sprostowania, przekazać wnioskodawcy pisemne zawiadomienie o odmowie i jej
przyczynach. Jeżeli odmowa nastąpiła z przyczyn określonych w ust. 1 pkt 1, 4 i 5,
należy wskazać fragmenty sprostowania, które nie nadają się do publikacji.
4. Redaktor naczelny nie może odmówić opublikowania sprostowania, jeżeli
zastosowano się do jego wskazań. W przypadku nadesłania poprawionego
sprostowania termin określony w art. 31a ust. 3 liczy się od dnia doręczenia
wnioskodawcy zawiadomienia o odmowie i jej przyczynach.
Rozdział 7
Odpowiedzialność prawna.
Art. 37. Do odpowiedzialności za naruszenie prawa spowodowane opublikowaniem
materiału prasowego stosuje się zasady ogólne, chyba że ustawa stanowi inaczej.
Art. 38. 1. Odpowiedzialność cywilną za naruszenie prawa spowodowane
opublikowaniem materiału prasowego ponoszą autor, redaktor lub inna osoba,
którzy spowodowali opublikowanie tego materiału; nie wyłącza to odpowiedzialności
wydawcy. W zakresie odpowiedzialności majątkowej odpowiedzialność tych osób
jest solidarna.
2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do odpowiedzialności cywilnej za
naruszenie prawa spowodowane ujawnieniem materiału prasowego przed jego
publikacją.
Art. 39. 1. Jeżeli redaktor naczelny odmówił opublikowania sprostowania albo
sprostowanie nie ukazało się w terminie określonym w art. 32 ust. 1–3 lub ukazało
się z naruszeniem art. 32 ust. 4 lub 5, zainteresowany podmiot, o którym mowa w
art. 31a ust. 1 lub 2, może wytoczyć powództwo o opublikowanie sprostowania.
2. Roszczenie, o którym mowa w ust. 1, wygasa, jeżeli nie będzie dochodzone w
ciągu roku od dnia opublikowania materiału prasowego.
Art. 43. Kto używa przemocy lub groźby bezprawnej w celu zmuszenia dziennikarza
do opublikowania lub zaniechania opublikowania materiału prasowego albo do
podjęcia lub zaniechania interwencji prasowej podlega karze pozbawienia wolności
do lat 3.
Art. 44. 1. Kto utrudnia lub tłumi krytykę prasową podlega grzywnie albo karze
ograniczenia wolności.
2. Tej samej karze podlega, kto nadużywając swego stanowiska lub funkcji działa na
szkodę innej osoby z powodu krytyki prasowej, opublikowanej w społecznie
uzasadnionym interesie.
Art. 46. 1. Kto wbrew obowiązkowi wynikającemu z ustawy uchyla się od
opublikowania sprostowania lub odpowiedzi, o których mowa w art. 31, albo
publikuje takie sprostowanie lub odpowiedź wbrew warunkom określonym
w ustawie podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
Rozdział 8
Postępowanie w sprawach prasowych.
Art. 50. Postępowanie w sprawach wynikających z niniejszej ustawy prowadzi się na
zasadach określonych w odrębnych przepisach, chyba że ustawa stanowi inaczej.
Art. 52 1. Sprawy, o których mowa w art. 39 ust. 1, rozpoznaje sąd okręgowy
właściwy ze względu na siedzibę odpowiedniej redakcji, najpóźniej w ciągu 30 dni
od dnia wniesienia pozwu niedotkniętego brakami formalnymi. Przepisu art. 126 § 2
Kodeksu postępowania cywilnego, w zakresie dotyczącym obowiązku wskazania
miejsca zamieszkania pozwanego, nie stosuje się.
2. Pozwany może wnieść odpowiedź na pozew w terminie 7 dni od dnia doręczenia
pozwu.
3. Niestawiennictwo stron nie tamuje rozpoznania sprawy. Przepisów Kodeksu
postępowania cywilnego o wyroku zaocznym nie stosuje się.
4. Wydany wyrok wraz z uzasadnieniem sąd doręcza niezwłocznie, z urzędu, obu
stronom.
5. Od wyroku sądu pierwszej instancji przysługuje apelacja, którą wnosi się w
terminie 7 dni od dnia doręczenia stronie skarżącej wyroku z uzasadnieniem.
6. Sąd drugiej instancji rozpoznaje apelację najpóźniej w terminie 30 dni od dnia
wniesienia apelacji niedotkniętej brakami formalnymi.
7. Strona przeciwna może wnieść odpowiedź na apelację w terminie 7 dni od dnia
doręczenia apelacji.
Art. 53. Sprawy o przestępstwa określone w art. 43 i 44 podlegają rozpoznaniu
przez sąd wojewódzki, a określone w art. 45-49a oraz o przestępstwa popełnione
w prasie – przez sąd rejonowy.
1. Minister Sprawiedliwości, w drodze rozporządzenia, może wyznaczyć sądy
rejonowe właściwe do rozpoznawania spraw o przestępstwa, o których mowa
w art. 45-49a, oraz o przestępstwa popełnione w prasie – na obszarze
właściwości danego sądu wojewódzkiego.
2. W sprawach o przestępstwa popełnione przez opublikowanie materiału
prasowego lub przestępstwa określone w niniejszej ustawie właściwość
miejscową sądu ustala się według siedziby redakcji, a następnie wydawnictwa,
a gdy ta siedziba nie jest znana lub znajduje się za granicą – według miejsca
ujawnienia lub rozpowszechniania materiału prasowego. Jeżeli w tej samej
sprawie wszczęto postępowanie w kilku sądach, właściwy jest ten sąd, w którym
najpierw wszczęto postępowanie.
Ustawa o dostępie do informacji publicznej
(Dz. U. z 2001 nr 112 poz. 1198. Brzmienie od 29 września 2012)
ROZDZIAŁ 1
Przepisy ogólne
Art. 1. 1. Każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w
rozumieniu ustawy i podlega udostępnieniu i ponownemu wykorzystywaniu na
zasadach i w trybie określonych w niniejszej ustawie.
2. Przepisy ustawy nie naruszają przepisów innych ustaw określających odmienne
zasady i tryb dostępu do informacji będących informacjami publicznymi.
Art. 2. Każdemu przysługuje, z zastrzeżeniem art. 5, prawo dostępu do informacji
publicznej, zwane dalej „prawem do informacji publicznej”.
1. Od osoby wykonującej prawo do informacji publicznej nie wolno żądać
wykazania interesu prawnego lub faktycznego.
Art. 3. 1. Prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienia do:
1) uzyskania informacji publicznej, w tym uzyskania informacji przetworzonej w
takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego,
2) wglądu do dokumentów urzędowych,
3) dostępu do posiedzeń kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących
z powszechnych wyborów.
2. Prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienie do niezwłocznego
uzyskania informacji publicznej zawierającej aktualną wiedzę o sprawach
publicznych.
Art. 4. 1. Obowiązane do udostępniania informacji publicznej są władze publiczne
oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne, w szczególności:
1) organy władzy publicznej,
2) organy samorządów gospodarczych i zawodowych,
3) podmioty reprezentujące zgodnie z odrębnymi przepisami Skarb Państwa,
4) podmioty reprezentujące państwowe osoby prawne albo osoby prawne
samorządu terytorialnego oraz podmioty reprezentujące inne państwowe jednostki
organizacyjne albo jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego,
5) podmioty reprezentujące inne osoby lub jednostki organizacyjne, które
wykonują zadania publiczne lub dysponują majątkiem publicznym, oraz osoby
prawne, w których Skarb Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub
samorządu gospodarczego albo zawodowego mają pozycję dominującą w
rozumieniu przepisów o ochronie konkurencji i konsumentów.
2. Obowiązane do udostępnienia informacji publicznej są organizacje związkowe i
pracodawców reprezentatywne, w rozumieniu ustawy z dnia 6 lipca 2001 r. o
Trójstronnej Komisji do Spraw Społeczno-Gospodarczych i wojewódzkich komisjach
dialogu społecznego (Dz. U. Nr 100, poz. 1080, z późn. zm.), oraz partie polityczne.
3. Obowiązane do udostępniania informacji publicznej są podmioty, o których mowa
w ust. 1 i 2, będące w posiadaniu takich informacji.
Art. 5. 1. Prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na
zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o
ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych.
2. Prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu ze względu na
prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy. Ograniczenie to nie
dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z
pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach powierzenia i wykonywania funkcji,
oraz przypadku, gdy osoba fizyczna lub przedsiębiorca rezygnują z przysługującego
im prawa.
3. Nie można, z zastrzeżeniem ust. 1 i 2, ograniczać dostępu do informacji o
sprawach rozstrzyganych w postępowaniu przed organami państwa, w
szczególności w postępowaniu administracyjnym, karnym lub cywilnym, ze względu
na ochronę interesu strony, jeżeli postępowanie dotyczy władz publicznych lub
innych podmiotów wykonujących zadania publiczne albo osób pełniących funkcje
publiczne – w zakresie tych zadań lub funkcji.
4. Ograniczenia dostępu do informacji w sprawach, o których mowa w ust. 3, nie
naruszają prawa do informacji o organizacji i pracy organów prowadzących
postępowania, w szczególności o czasie, trybie i miejscu oraz kolejności
rozpatrywania spraw.
ROZDZIAŁ 2
Dostęp do informacji publicznej
Art. 6. 1. Udostępnieniu podlega informacja publiczna, w szczególności o:
1) polityce wewnętrznej i zagranicznej, w tym o:
a) zamierzeniach działań władzy ustawodawczej oraz wykonawczej,
b) projektowaniu aktów normatywnych,
c) programach w zakresie realizacji zadań publicznych, sposobie ich realizacji,
wykonywaniu i skutkach realizacji tych zadań,
2) podmiotach, o których mowa w art. 4 ust. 1, w tym o:
a) statusie prawnym lub formie prawnej,
b) organizacji,
c) przedmiocie działalności i kompetencjach,
d) organach i osobach sprawujących w nich funkcje i ich kompetencjach,
e) strukturze własnościowej podmiotów, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 3–5,
f) majątku, którym dysponują,
3) zasadach funkcjonowania podmiotów, o których mowa w art. 4 ust. 1, w tym o:
a) trybie działania władz publicznych i ich jednostek organizacyjnych,
b) trybie działania państwowych osób prawnych i osób prawnych samorządu
terytorialnego w zakresie wykonywania zadań publicznych i ich działalności w
ramach gospodarki budżetowej i pozabudżetowej,
c) sposobach stanowienia aktów publicznoprawnych,
d) sposobach przyjmowania i załatwiania spraw,
e) stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania,
f) prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach oraz o sposobach i
zasadach udostępniania danych w nich zawartych,
g) naborze kandydatów do zatrudnienia na wolne stanowiska, w zakresie
określonym w przepisach odrębnych.
h) konkursie na wyższe stanowisko w stużbie cywilnej, w zakresie określonym w
przepisach odrębnych,
4) danych publicznych, w tym:
a) treść i postać dokumentów urzędowych, w szczególności:
– treść aktów administracyjnych i innych rozstrzygnięć,
– dokumentacja przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpienia, stanowiska,
wnioski i opinie podmiotów ją przeprowadzających,
b) stanowiska w sprawach publicznych zajęte przez organy władzy publicznej i
przez funkcjonariuszy publicznych w rozumieniu przepisów Kodeksu karnego,
c) treść innych wystąpień i ocen dokonywanych przez organy władzy publicznej,
d) informacja o stanie państwa, samorządów i ich jednostek organizacyjnych,
5) majątku publicznym, w tym o:
a) majątku Skarbu Państwa i państwowych osób prawnych,
b) innych prawach majątkowych przysługujących państwu i jego długach,
c) majątku jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządów zawodowych i
gospodarczych oraz majątku osób prawnych samorządu terytorialnego, a także kas
chorych,
d) majątku podmiotów, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 5, pochodzącym z
zadysponowania majątkiem, o którym mowa w lit. a)–c), oraz pożytkach z tego
majątku i jego obciążeniach,
e) dochodach i stratach spółek handlowych, w których podmioty, o których mowa
w lit. a)–c), mają pozycję dominującą w rozumieniu przepisów Kodeksu spółek
handlowych, oraz dysponowaniu tymi dochodami i sposobie pokrywania strat,
f) długu publicznym,
g) pomocy publicznej,
h) ciężarach publicznych.
Art. 7. 1. Udostępnianie informacji publicznych następuje w drodze:
1) ogłaszania informacji publicznych, w tym dokumentów urzędowych, w
Biuletynie Informacji Publicznej, o którym mowa w art. 8,
2) udostępniania, o którym mowa w art. 10 i 11,
3) wstępu na posiedzenia organów, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 3, i
udostępniania materiałów, w tym audiowizualnych i teleinformatycznych,
dokumentujących te posiedzenia,
4) umieszczania informacji publicznych w centralnym repozytorium informacji
publicznych, o którym mowa w art. 9b, zwanym dalej „centralnym repozytorium”.
2. Dostęp do informacji publicznej jest bezpłatny, z zastrzeżeniem art. 15.
Art. 10. 1. Informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie
Informacji Publicznej lub centralnym repozytorium, jest udostępniana na wniosek.
2. Informacja publiczna, która może być niezwłocznie udostępniona, jest
udostępniana w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku.
Art. 11. Informacja publiczna może być udostępniana:
1) w drodze wyłożenia lub wywieszenia w miejscach ogólnie dostępnych,
2) przez zainstalowane w miejscach, o których mowa w pkt 1, urządzenia
umożliwiające zapoznanie się z tą informacją.
Art. 12. 1. Informacje publiczne udostępniane w sposób, o którym mowa w art. 10 i
11, są oznaczane danymi określającymi podmiot udostępniający informację, danymi
określającymi tożsamość osoby, która wytworzyła informację lub odpowiada za
treść informacji, danymi określającymi tożsamość osoby, która udostępniła
informację, oraz datą udostępnienia.
2. Podmiot udostępniający informację publiczną jest obowiązany zapewnić
możliwość:
1) kopiowania informacji publicznej albo jej wydruk lub
2) przesłania informacji publicznej albo przeniesienia jej na odpowiedni,
powszechnie stosowany nośnik informacji.
Art. 13. 1. Udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej
zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, z
zastrzeżeniem ust. 2 i art. 15 ust. 2.
2. Jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w terminie określonym w
ust. 1, podmiot obowiązany do jej udostępnienia powiadamia w tym terminie o
powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udostępni informację, nie dłuższym
jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku.
Art. 16. 1. Odmowa udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenie
postępowania o udostępnienie informacji w przypadku określonym w art. 14 ust. 2
przez organ władzy publicznej następują w drodze decyzji.
2. Do decyzji, o których mowa w ust. 1, stosuje się przepisy Kodeksu postępowania
administracyjnego, z tym że:
1) odwołanie od decyzji rozpoznaje się w terminie 14 dni,
2) uzasadnienie decyzji o odmowie udostępnienia informacji zawiera także
imiona, nazwiska i funkcje osób, które zajęły stanowisko w toku postępowania o
udostępnienie informacji, oraz oznaczenie podmiotów, ze względu na których
dobra, o których mowa w art. 5 ust. 2, wydano decyzję o odmowie udostępnienia
informacji.
Art. 23. Kto, wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi, nie udostępnia informacji
publicznej, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia
wolności do roku.
Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych
z dnia 4 lutego 1994 r. (Dz.U. Nr 24, poz. 83) tekst jednolity z dnia 1 sierpnia 2000
r. (Dz.U. Nr 80, poz. 904) tekst jednolity z dnia 17 maja 2006 r. (Dz.U. Nr 90, poz.
631)
Art. 81 1. Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim
przedstawionej. W braku wyraźnego zastrzeżenia zezwolenie nie jest wymagane,
jeżeli osoba ta otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie.
2. Zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku:
1) osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem
przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych,
zawodowych;
2) osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz,
publiczna impreza.
Art. 82 Jeżeli osoba, do której korespondencja jest skierowana, nie wyraziła innej
woli, rozpowszechnianie korespondencji, w okresie dwudziestu lat od jej śmierci,
wymaga zezwolenia małżonka, a w jego braku kolejno zstępnych, rodziców lub
rodzeństwa.

Fan page Timeline-rozmiary grafik/zdjęć na profilu firmowym

JAK ZROBIĆ FAN PAGE?-FAN PAGE NA TIMELINE OSI CZASU ZMIANY.

NOWE MOŻLIWOŚCI DLA FIRM NA FACEBOOKU PO 30III 2012

na podstawie programu szkoleń:

• Praktyczne wykorzystanie Facebooka w marketingu i reklamie trener Tomasz Smykowski
• Efektywna komunikacja w social media trener Adam Kaliszewski

Jak przygotować odpowiednią grafikę na profil firmowy fan page na timeline osi czasu?

• Zdjęcie profilowe – wymiar grafiki 180 x 180 pikseli
• Zdjęcie tła– wymiar grafiki 815 x 315 pikseli. Grafikę przygotowujemy tak aby:- nie naruszała praw autorskich,

  – nie zawierała danych adresowych oraz innych informacji , które możemy umieścić w zakładce „Informacje”,

  – zdjęcie także nie może zachęcać do polubienia naszej strony oraz udostępniania treści z profilu,

  – informacji o rabatach, nie zachęcała do zakupów.

• Zdjęcia zakładek – wymiar grafiki 111 x 74 pikseli
• Zdjęcia na osi czasu – wymiar grafiki 404 x 404 pikseli oraz zdjęcie wyróżnione 843 x 403 pikseli

Promocja firmy w mediach społecznościowych Jak tworzyć aplikacje na Facebooku i skutecznie promować firmę?

Promocja firmy w mediach społecznościowych
Jak tworzyć aplikacje na Facebooku i skutecznie promować firmę?

Firmy coraz chętniej promują się na portalach społecznościowych. Aplikacje na Facebooku to dziś jeden z najskuteczniejszych sposobów na szybkie wypromowanie marki oraz przyciągnięcie i zatrzymanie fanów. By jednak odniosły one zamierzony efekt, muszą spełniać wymagania zarówno od strony technicznej, jak i komunikacyjnej. Równie ważna, co sam pomysł na aplikację, jest także jej zgodność z regulaminem serwisu.

Ze względu na swoje możliwości oraz profil użytkowników, Facebook jest platformą coraz chętniej wykorzystywaną nie tylko przez masowe marki, ale także brandy niszowe oraz takie o charakterze lokalnym. By jednak uskutecznić komunikację marketingową oraz przyciągnąć i zatrzymać fanów na firmowym profilu, nie wystarczy sama moderacja tablicy. W tym celu coraz chętniej wykorzystywane są aplikacje, pozwalające nie tylko na prowadzenie konkursów, czy rozdawanie kuponów rabatowych, ale także na wzbogacenie firmowego profilu o nowe możliwości i funkcjonalności.

Regulamin, GIODO i ustawy

Kluczowe znaczenie ma zgodność działań promocyjnych z regulaminem serwisu. Konkursy, które naruszają zasady narażają na usunięcie aplikacji lub zablokowanie profilu. Zakazane są przede wszystkim zabawy, które wymuszają na użytkowniku wykorzystywanie natywnych funkcji serwisu, a więc polubienia wpisu, publikowania zdjęć czy zamieszczania postów na tablicy. Podobne obostrzenia dotyczą prezentacji listy zwycięzców, która nie może pojawić się jako wpis na tablicy, czy prywatna wiadomość wysyłana do uczestników serwisu. Regulaminowe obostrzenia nie dotyczą jednak zewnętrznych aplikacji zintegrowanych z firmowym profilem.

Aplikacje o których mowa, utrzymywane są na zewnętrznych serwerach, a dzięki otwartemu api Facebooka, wyświetlają się jako integralna część firmowego profilu założonego na serwisie. Mechanika działania takich modułów może być różna, jednak cechą wspólną tego typu rozwiązań jest powiązanie z bazą użytkowników i niektórymi funkcjami portalu, chociaż formalnie programy te pozostają własnością firmy i nie są związane z Facebookiem.

Z prawnego punktu widzenia aplikacje pobierające dane użytkowników serwisu powinny spełniać podstawowe warunki bezpieczeństwa, takie jak rejestracja bazy danych osobowych w GIODO. Równie istotnym problemem jest zgodność przetwarzania, przechowywania i wykorzystywania zgromadzonych danych zgodnie z obowiązującą ustawą. Takie zasady powinny być szczegółowo sprecyzowane w regulaminie stanowiącym obowiązkowy element każdej aplikacji.

Skuteczna aplikacja, czyli jaka?

Przygotowane konkursy, gry lub narzędzia nie powinny być zbyt skomplikowane lub czasochłonne. Najpopularniejsze aplikacje opierają się znanej użytkownikowi, niemal intuicyjnej mechanice działania – wymagają kliknięcia myszką, udzielenia odpowiedzi na pytanie konkursowe, wgrania zdjęcia lub wykorzystują schematy popularnych gier komputerowych. Budowanie zaangażowania fanów możliwe jest natomiast poprzez tworzenie aplikacji cyklicznych lub wieloetapowych, a więc takich, do których użytkownik będzie musiał powrócić po pewnym czasie. Ważne jednak, by kolejny etap odznaczał się atrakcyjnością, a więc dawał dodatkowe funkcje lub możliwości.

„Tego typu mechanikę wykorzystuje m.in. aplikacja „Wielicki Labirynt”, skonstruowana w formie gry działająca w ramach portalu Facebook” wyjaśnia Dominik Smaga z Netface. Projekt zrealizowany na zlecenie Kopalni Soli w Wieliczce stanowi główną platformę konkursu rozgrywanego na oficjalnym profilu marki. Zadaniem użytkowników aplikacji jest przejście w jak najkrótszym czasie multimedialnego, interaktywnego labiryntu, poprzez wskazanie właściwego kierunku za pomocą kliknięcia myszką. Poprawny wybór premiowany jest punktami sumowanymi na indywidualnym koncie użytkownika i pozwala na zdobycie kolejnego etapu gry. Aplikacja ma charakter cykliczny pozwalając każdemu nowemu graczowi na trzykrotne podjęcie próby przejścia labiryntu. Po przekroczeniu limitu użytkownik może ponowić grę raz dziennie, lub zwiększyć liczbę szans poprzez zapraszanie znajomych do aplikacji. Dodatkowo, mechanika aplikacji oparta na tzw. share’owaniu pozwala na zwiększenie widoczności gry wśród społeczności Internautów skupionej na Facebooku.

Aplikacje jako narzędzie komunikacji marketingowej

Właściwie skonstruowane programy powinny zawierać intro, gdzie użytkownik wyrazi zgodę na pobieranie swoich danych, a tym samym otrzyma dostęp do aplikacji. Tu również pojawia się regulamin precyzujący zasady zabawy w skróconej formie, stanowiący jednocześnie odnośnik do jego pełnej wersji. Równie ważny aspektem jest atrakcyjność aplikacji pod względem pomysłu kreatywnego, jak też szaty graficznej.

Z marketingowego punktu widzenia, aplikacja powinna silnie nawiązywać do założeń i modelu komunikacji prowadzonej na Tablicy profilu. Poprzez odpowiednio dobraną oraz uspójnioną mechanikę i szatę graficzną możliwa jest skuteczna prezentacja marki, jej misji oraz oferowanych na rynku produktów. Dzięki temu możliwe jest zwiększenie świadomości i widoczności brandu w Social Media oraz budowanie trwałej i interaktywnej komunikacji między marką i jej fanami. Aplikacja powinna ponadto budzić pozytywne skojarzenia oraz w sposób nie nachalny, lecz efektywny wpływać na wzrost rozpoznawalności i zaufania do firmy oraz jej produktów.

Najpopularniejsze aplikacje na Facebooka

Najpopularniejsze obecnie aplikacje to różnego rodzaju konkursy: zarówno tekstowe jak i fotograficzne. Taka aktywność pozwala na wzrost zaangażowania fanów oraz przyciągnięcie nowych użytkowników. Parametry techniczne zależą od pomysłu kreatywnego i pozwalają na dodawanie treści (wpisów, zdjęć), publikowanie ich na ścianie głównej, komentowanie, głosowanie oraz share’owanie. Równie ciekawym narzędziem są kupony rabatowe i upominkowe, przyznawane za wypełnienie specjalnego formularza zamieszczonego na profilu. Ich mechanizm działania jest różny i polega albo na przesyłaniu użytkownikowi na podany adres e – mail specjalnego kodu lub rabatu w formie graficznej, lub pobraniu bezpośrednio ze strony specjalnej karty rabatowej, którą następnie należy wydrukować. Aplikacje tego typu pozwalają na importowanie bazy kodów do wewnętrznych systemów sprzedaży firmy, co znacząco upraszcza cały mechanizm promocji. Klienci biznesowi coraz chętniej wykorzystują natomiast aplikacje wzbogacone o funkcje geolokalizacji oraz formularz kontaktowy. Takie rozwiązania pozwalają na szybkie i bezpośrednie nawiązanie kontaktu nie wymuszając na użytkowniku wychodzenia poza firmowy profil na Facebooku.

Jak wypromować aplikację?

Aby osiągnąć dobry efekt konieczne jest efektywne wsparcie reklamowe. Aktywność promocyjna w social media jest na szczęście zdecydowanie tańsza niż w mediach tradycyjnych. Dodatkowo, dzięki dokładnemu targetowaniu zarówno pod kątem danych demograficznych jak i psychograficznych, reklama będzie widoczna tylko i wyłącznie wśród osób należących do wskazanej grupy docelowej. Sama aplikacja może zawierać funkcję tak zwanego share’owania, czyli wyświetlania się komunikatów na tablicach uczestników zabawy. Taka funkcja wymaga jednak zgody użytkownika i zazwyczaj jest ona wymagana tuż przed zezwoleniem na dostęp do danej aplikacji.

Źródło: NETFACE http://www.netface.pl

Narzędzia komunikacji wewnętrznej w firmie

Na „ty” z pracownikiem. Narzędzia komunikacji wewnętrznej w firmie

W jakim celu stosuje się i czym są narzędzia komunikacji wewnętrznej w firmie? Jakie zmiany w relacjach pracodawca – pracownik powoduje przejście na „ty” z pracownikiem? Jak najlepiej wykorzystać dostępne narzędzia komunikacji?

Odpowiednia komunikacja sukcesem

Każdy przedsiębiorca zapewne stanął kiedyś przed dylematem, jak budować relację z pracownikami. Szczególnie na początku działania firmy, kiedy liczba pracowników jest jeszcze mała, często decydujemy się na zacieśnianie relacji. Może się to stać kłopotliwe w późniejszym funkcjonowaniu firmy. Właściwa komunikacja jest motorem napędowym każdej firmy. Od tego, co komunikujemy na zewnątrz, zależy postrzeganie firmy przez najbliższe otoczenie. Prawidłowa komunikacja wewnętrzna jest natomiast fundamentem wszystkich działań firmy, jej zarządzania i panujących w niej stosunków interpersonalnych.

Przepływ informacji wewnątrz firmy, sposób komunikowania z pracownikami odgrywa istotną rolę w sprawnym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, jest jednym z czynników decydujących o sukcesie firmy. Niezależnie od tego, jak długo ktoś u nas pracuje, będzie o naszej firmie opowiadał innym. Warto zadbać, aby mówił o niej jak najlepiej. Z tego względu świadomość narzędzi komunikacji wewnętrznej firmy jest niezbędna do sprawnego zarządzania każdym podmiotem gospodarczym.

Narzędzia komunikacji wewnętrznej w firmie

Prawidłowa komunikacja wewnętrzna, jako dwustronny proces dzielenia się informacją, może być czynnikiem motywującym, tym samym sprawić, że pracownicy będą bardziej wydajni. Komunikacja jako proces dwustronny wymaga słuchania i mówienia. Oba te procesy kształtują autentyczne poczucie przynależności do firmy, identyfikowanie się z nią, a tym samym podnoszą poziom odpowiedzialności za wykonywane zadania.

Jak wynika z raportu GFMP Management Consultants, rola komunikacji wewnętrznej w firmach rośnie – tak deklaruje ponad 50 proc. ankietowanych firm. Menadżerowie coraz bardziej dostrzegają znaczenie komunikacji wewnętrznej i już aż 1/3 firm ma własną strategię. Najwięcej energii poświęca się na komunikowanie zmian w firmie. Aby komunikacja wewnętrzna spełniała właściwe zadanie, należy w pełni świadomie i optymalnie wykorzystać narzędzia komunikacji wewnętrznej w firmie do komunikowania się z pracownikami. Ale sama chęć nie wystarczy, dlatego warto zdobyć odpowiednią wiedzę na specjalistycznych szkoleniach organizowanych przez profesjonalne firmy szkoleniowe. Dowiemy się na nich, jak budować mosty zamiast murów, czy też jak doskonalić umiejętności na każdym etapie komunikacji.

Narzędzie dopasowane do celu

Nie wszystkie nowo poznane narzędzia muszą być zastosowane jednocześnie. Rodzaj wykorzystanego narzędzia ma na celu uzyskanie satysfakcjonującego efektu. Jeśli na przykład nie chcemy spekulacji, dlaczego ktoś został zwolniony, należy poinformować pracowników o tym. W ten sposób. Dzięki temu zyskamy, wzmocnimy poczucie bezpieczeństwa pracowników. Na przykład w codziennej komunikacji z pracownikami nieco przestarzałe listy do pracowników zastępuje poczta elektroniczna. Nic jednak nie zastąpi w pełni komunikacji bezpośredniej.

Jednym z bardzo skutecznych narzędzi są spotkania z pracownikami, a także tworzenie kręgów opiniotwórczych. Nawet w dzisiejszych wielkich korporacjach stawia się na jak najlepszy kontakt pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, przede wszystkim po to, by przepływ informacji pozwolił uniknąć niedomówień czy nieodpowiedniego wykonania pracy. Dodatkowo komunikacja wewnętrzna w firmie pozwala poczuć się każdemu pracownikowi, że jest tak samo ważny jak inni, przez co staje się bardziej wydajny.

Czemu mają służyć narzędzia komunikacji

Przede wszystkim uporządkowaniem relacji. Często zdarza się, że pracownik może po prostu nie wiedzieć, co komu podlega. Kolejną rzeczą jest świadomość procesów zachodzących w firmie, czy celów, do których dąży. Pozwoli mu to jeszcze bardziej zjednoczyć się z firmą. A najważniejszym celem komunikacji wewnętrznej jest motywowanie pracowników, docenianie ich, uzmysławianie im, jak są ważni dla firmy.

Wybrane przykłady narzędzi komunikacji

Tradycją w firmach są spotkania świąteczne, czy organizowane okazjonalnie pikniki mające za zadanie zintegrować pracowników pomiędzy sobą oraz zmniejszyć dystans pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Według raportu GFMP w ostatnim roku firmy kładły szczególny nacisk na kwestię wyjazdów firmowych. Wspomniana już poczta elektroniczna jest kolejnym popularnym narzędziem komunikacji. Wykorzystanie Internetu do komunikacji w firmie może być dużo szersze. Intranet, stronki firmowe, galerie ze wspólnych wyjazdów, platformy do wspólnych spraw, nie zapominajmy jednak o wyższości bezpośredniego kontaktu nad wirtualną rzeczywistością.

Kolejnym narzędziem, o którym nie można zapomnieć są szkolenia. Z jednej strony pracodawca inwestuje w rozwój swojej firmy, a z drugiej docenia pracownika, inwestując w niego. Jeśli dołożymy do tego odpowiednią argumentację, na przykład informując na forum, dlaczego wysyłamy kogoś na szkolenie, zysk jest jeszcze większy. Nie tylko narzędzie komunikacji jest ważne, ale również forma komunikatu, jak i sposób komunikacji. Dość kontrowersyjnym sposobem budowania relacji, aczkolwiek ostatnio bardzo modnym, jest przechodzenie z pracownikiem na przysłowiowe ty.

Na ty z pracownikiem

Z taka inicjatywą musi wyjść sam przełożony. Nietaktem jest odrzucić propozycję szefa. Jest ona bowiem przywilejem. Taka forma w komunikacji wewnętrznej ma swoje plusy i minusy. Rozmowy stają się wówczas bardziej swobodne, a atmosfera nieco rozluźniona. Należy jednak zachować naturalny dystans. Ta forma bezpośredniej komunikacji powoduje jednak topnienie pewnych granic, naruszenie odwiecznych barier. Należy mądrze wykorzystać ten przywilej. Mówiąc o szefie osobom postronnym, należy używać formy pani/pan. Niedopuszczalne jest mówienie na ty, w sytuacji, gdy szef jest nieobecny, a mówimy o nim.

Nie możemy pozwalać sobie na więcej. Istnieje zagrożenie, że mówienie na ty sprzyja przekroczeniu wyznaczonych granic. Mówienie w pracy na ty z pracownikiem nie może być wyrazem spoufalania się. Ma służyć budowaniu przyjemnej atmosfery i lepszej współpracy.

Komunikacja wewnętrzna w firmie przeciwdziała kryzysom wewnętrznym i jest ważnym narzędziem budowania kultury i tradycji firmy. Najczęstszą formą komunikacji wewnętrznej jest korzystanie z Internetu. Są to zwykle wiadomości wysyłane za pomocą poczty elektronicznej. Jest to też specyficzny przekaz informacji o sukcesach firmy, planach, najważniejszych wydarzeniach.

Wprowadzanie systemu otwartej komunikacji wewnętrznej jest trudne i często napotyka na opór. Ale komunikacja wewnętrzna jest niezwykle istotna w kreowaniu wizerunku firmy.

źródło: informacja prasowa http://biznes.interia.pl/praca/news.

KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA W ORGANIZACJI

Trudno wyobrazić sobie życie w społeczeństwie, w rodzinie, w pracy bez umiejętności komunikowania się z innymi. Codziennie kontaktujemy się ze światem za pomocą słów, gestów, mimiki. Jednocześnie często mamy wrażenie, że inni nie rozumieją, co chcemy przekazać lub rozumieją nas opacznie. Na czym polega więc skuteczna komunikacja?

Dobra komunikacja wewnątrz firmy zwiększa zaangażowanie pracowników i zmniejsza ich opór wobec zmian. Stanowi podstawę zasadniczych funkcji organizacji, takich jak sprawowanie kontroli, motywowanie oraz informowanie. Pracownicy, którzy wiedzą, co dzieje się w firmie, jakie są planowane działania i kto będzie za co odpowiedzialny, czują się szanowani i traktowani poważnie. Ich podejście do wykonywanych zadań jest wówczas znacznie bardziej solidne.

Można to zilustrować znanym przykładem: zapytano trzech robotników budowlanych, co robią. Pierwszy odpowiedział, że klei cegły, drugi – że stawia ścianę, trzeci – że buduje najlepszy szpital w mieście. Tylko w ostatnim przypadku komunikacja zadania i celu była wystarczająca. Dzięki świadomości swoich działań ostatni robotnik widział przed sobą nie tylko krótkoterminowy cel, ale i misję tego, co robi. Nie stawiał jednej cegły na drugiej, a robił coś większego, w co łatwiej było mu się zaangażować.

Obieg informacji

W każdej organizacji i firmie mamy do czynienia z dwoma typami obiegu informacji: formalnym i nieformalnym. Wszystkie ścieżki komunikacyjne w organizacji są rezultatem nakładania się tych dwóch obiegów.

Formalnie większość informacji przekazujemy obecnie drogą mailową – są to polecenia, informacje służbowe, raporty. W większych firmach podobną rolę spełnia intranet. Formalne informacje najczęściej rozchodzą się w pionie – z góry na dół i z dołu do góry. Komunikacja nieformalna zatacza kręgi w poziomie – wśród pracowników tego samego szczebla. Sercem komunikacji nieformalnej jest m. in. palarnia i kuchnia, gdzie krążą firmowe plotki i opinie, nie zawsze zgodne z oficjalną polityką firmy. Niezwykle istotne jest, aby te dwa obiegi informacji uzupełniały się nawzajem. Jeśli niosą ze sobą sprzeczne wiadomości lub wykluczające się przesłania – może to doprowadzić do dezorientacji i chaosu wśród pracowników, co w efekcie wzmaga ich poczucie zagrożenia i niepewności.

Dla przykładu przyjrzyjmy się następującej rozmowie:

– Basiu, widziałaś maila od prezesa, który wzywa nas na spotkanie? Ma niby mówić o planach rozwojowych firmy. A do mojego szefa i innych dyrektorów napisał, że byłby zobowiązany za dopilnowanie, żeby wszyscy pracownicy się pojawili. Bo wiesz, co słyszałam? Pan Kazio mówił, że te plany, to zwolnienia grupowe.

– Co ty mówisz, przecież jeszcze wczoraj pomagałam mu przygotować listę najlepszych pracowników i gratulacje awansów. Myślałam, że to właśnie na to spotkanie. Pan Kazio też ma awans dostać. Ma być otwarty nowy region i on ma być dyrektorem.

– To ja już nie wiem. Ale pan Kazio jest w radzie pracowniczej, to chyba wie, co mówi…

Powyższy przykład obrazuje co dzieje się w momencie rozbieżności między komunikacją formalną i nieformalną. Niepewność, chaos i sprzeczne informacje najpewniej spowodują, że pracownicy przyjdą na spotkanie podejrzliwie lub nawet negatywnie nastawieni. Mimo że w zamierzeniu szefa miało ono być pokazaniem, że mogą się rozwijać razem z firmą i brać udział w jej planach – pracownicy będą doszukiwać się w słowach prezesa „drugiego dna”. A wystarczy zadbać o komunikację dwutorową – drogą formalną wysłać e-mail, zaprosić do siebie osoby mające największy wpływ na komunikację nieformalną (posiadające autorytet lub po prostu wiarygodnie plotkujące) i poradzić się ich co do najlepszej formuły spotkania. Dzięki temu komunikacja byłaby jednolita, a spotkanie osiągnęłoby zamierzony cel.

Elementy przekazu

Do zaistnienia procesu komunikacji – formalnego, czy nie – konieczne jest współistnienie kilku zasadniczych elementów:

• źródła, czyli nadawcy komunikatu,

• kodowania, czyli ubrania w słowa lub gesty całości przekazu,

• komunikatu, czyli zakodowanej treści,

• kanału, czyli sposobu i środka przekazu (pisemnie, ustnie, wizualnie),

• dekodowania, czyli odczytania przekazanej wiadomości,

• odbiorcy, czyli adresata komunikatu,

• sprzężenia zwrotnego, czyli informacji od odbiorcy o zrozumieniu i przyjęciu przekazu.

Powyższe punkty wydają się banalne, jednak w każdym z nich może nastąpić błąd komunikacyjny wykluczający dobry przepływ informacji. Może także nastąpić „szum”, czyli zakłócenie komunikacyjne. Szum może być zakłóceniem zewnętrznym (przejeżdżająca za oknem ciężarówka) lub wewnętrznym (syn dziś zdaje egzamin i trudno się nam jest skupić).

Brak źródła czy odbiorcy wydaje się być oczywistym uniemożliwieniem komunikacji, a jednak często zdarza się nam nagrać informację na sekretarkę. Oczywiście, jeśli jej nikt nie odsłucha, komunikacja nie zaistnieje. Jednak jest to pewien przekaz komunikacyjny bez odbiorcy. Dodatkowe utrudnienie stanowi fakt, że nie mamy wpływu na czas przekazania wiadomości, nie możemy wyczuć nastroju odbiorcy i upewnić się, że nas dobrze zrozumiał.

Poniżej przykład komunikacji modelowej i jej negatyw. Warto przyjrzeć się tym dialogom i zwrócić uwagę, w ilu miejscach możemy zrobić błąd komunikacyjny.

Komunikacja modelowa

– Pani Mario, witam!

– A witam, witam panie Tomku.

– Widzę, że dziś pani w świetnym nastroju – nic dziwnego – wiosna za oknem.

– Oj tak, od razu chce się żyć.

– Jak tam samochodzik? Już pani odebrała z warsztatu?

– Właśnie wczoraj – to wygoda jechać samochodem do pracy…

– Fantastycznie! Ja właściwie do pani dzisiaj z fakturami i umową przychodzę. Wiosna się zrobiła, to więcej zamówień od razu.

– Oj panie Tomku, a pan pewnie będzie chciał podpis szefa, a tu widzi pan, tyle już faktur leży i czeka.

– Jeśli dobrze rozumiem, to te nasze na dzisiejszy podpis nie mają szansy?

– Ależ nie, tylko nie w tej chwili, umówiona jestem z szefem na podpisy na czwartą, to wezmę i te.

– Fantastycznie, w takim razie ja wpadnę do pani około piątej po odbiór. A przed czwartą przypomnę się mailem.

„Żelazne zasady” tworzenia werbalnego przekazu komunikacyjnego

1. Identyfikuj problemy, nie szukaj winnych.

2. Szukaj metod rozwiązania problemu wraz z rozmówcą – nie czekaj na jego inicjatywę.

3. Jasno formułuj cele i żądania.

4. Analizuj możliwości swojej komórki i całości firmy, aby wiedzieć, kiedy zadanie przekracza twoje kompetencje.

5. Nie zapominaj nigdy o wizji i misji swojej firmy, a co za tym idzie – o wartościach i zasadach, jakimi powinni kierować się jej pracownicy.

6. Pamiętaj, aby zawsze upewnić się, że zostałaś właściwie zrozumiana, i że sama rozumiesz swojego partnera komunikacyjnego. Zwroty: „jeśli dobrze zrozumiałam” nigdy nie stawiają cię w złym świetle.

7. Nie kieruj się zbytnio przekazem komunikacji niewerbalnej – to, że ktoś pociera nos, nie musi znaczyć, że kłamie – może jest przeziębiony i stara się powstrzymać kichanie.

Przykład antykomunikacji:

– Pani Mario, witam!

– A witam, witam panie Tomku.

– Piękna wiosna za oknem.

– Piękna, ale z czym pan przychodzi, bo mam pełno pilnej roboty.

– Mam kilka faktur do podpisania.

– U was to zawsze kilka, a potem to plik cały. Pan pokaże. Widzi pan ja tu cały stosik mam już do podpisu.

– To co, szef nie podpisze dzisiaj?

– Panie Tomku, to nie ode mnie zależy. Podpisze, to panu oddam – mnie te faktury niepotrzebne.

– A, bo teraz wiosna, zleceń dużo, płatności gonią…

– To co ja panu poradzę. To zostawia pan, czy nie?

Kilka zdań, jedna kwestia do załatwienia, a może być tak dużo nieporozumień i błędów komunikacyjnych. W pierwszym dialogu obie strony są otwarte na przekaz i upewniają się, czy dobrze pojęły jego treść. W drugim przypadku z jednej strony istnieje niechęć do komunikacji, z drugiej brak zrozumienia przekazu.

Zbadano, że jesteśmy w stanie zrozumieć 400 słów na minutę. W naszym życiu codziennym tempo rozmowy jest dużo wolniejsze i wynosi około 125 słów na minutę. Dlaczego? Ponieważ staramy się unikać „szumów” komunikacyjnych. Ten czas jest ważny, aby druga strona w pełni zrozumiała to, co mówimy, mogła to przemyśleć, zdecydować się, aby zadać pytanie. Dlatego, jeśli się z kimś komunikujemy, jeśli spełniliśmy warunki niezbędne do zaistnienia komunikacji, warto – dla anulowania nieporozumień – powtórzyć ustalenia i podsumować uzgodnienia. Często nawet pisemnie. Stąd praktykowane w wielu firmach po spotkaniach tzw. minutki, czyli krótkie pisemne podsumowanie spotkania i ustaleń.

Innym możliwym „szumem” (czyli zakłóceniem) komunikacyjnym jest niedopasowanie tego co mówimy i jak mówimy, do typu rozmówcy. Warto zastanowić się czy jest on wzrokowcem, słuchowcem czy kinestetykiem. Dla każdego z tych typów odbiorców ważne jest coś innego i w inny sposób możemy zadbać, by przekaz był jasny i zrozumiały. Jeśli nasz szef to wzrokowiec, najlepiej przygotować materiały w formie slajdów, wykresów, katalogów i prezentacji (wzrokowiec powie: „to wygląda nieźle”). Jeśli mamy szefa słuchowca, istotny jest ton głosu i sposób wysławiania się (słuchowiec powie: „to brzmi nie najgorzej”). Kinestetyk to osoba, która preferuje język gestów i działanie, czyli warto mu przygotować próbki, plany akcji i gotowe rozwiązania problemów (kinestetyk powie: „to ruszajmy z tą sprawą”).

Zdarza się, że nie możemy się z kimś absolutnie dogadać, na przykład z powodu antypatii. Może to być kwestia pierwszego wrażenia lub nieodpowiadającej nam komunikacji niewerbalnej. Nasz odbiór zaczyna się od momentu, kiedy zobaczymy drugą osobę. To, co będziemy o niej myśleli jest budowane w oparciu o pierwsze 20 sekund kontaktu, 20 gestów i 20 słów. Budują one tzw. pierwsze wrażenie. Z pewnością jest ono silne i trudno je zmienić. Jednak w komunikacji ważne jest to, jak utrzymujemy i jak zmieniamy to pierwsze wrażenie.

Dobra komunikacja eliminuje szumy, korzysta ze sprzężenia zwrotnego, używa w odpowiedni sposób komunikacji werbalnej i niewerbalnej oraz umie dobrać rodzaj komunikacji do czasu i miejsca.

Całość procesu komunikacji zależy w równej mierze od działu HR firmy, oraz od sekretarek i asystentek – osób, które łączą w sobie bezpośredni dostęp do źródeł komunikacji formalnej i nieformalnej. Szybka reakcja i eliminacja szumów komunikacyjnych powoduje, że firma działa sprawnie, a pracownicy czują się bezpieczni. Dlatego warto się przyjrzeć komunikacji w naszej firmie i – być może – zasugerować zmiany w dążeniu do ujednolicenia przekazów komunikacyjnych.

źródło:artykuł Katarzyny Golińskiej ukazał sie w http://kadry.infor.pl